HASIL RAPAT PANITIA KHUTBAH
TA’ARUF
Nama Acara: Khutbah Ta’aruf
Tempat: Darul Ilmi Bawah (Ruang
kelas 10,11 & 12)
Waktu: 07:30 tanggal 20 Agustus
2023
Pembicara: - Ust. Abu Alfin
(Priority)/Ust. Syamsul/Ust. Harun/
Dresscode: Jas, kemeja putih
& celana/rok hitam
Perlengkapan acara:
- 1. Banner
- 2. Tas Snack isi: air mineral, snack 2, FC Tatib
- 3. Fotocopy Tatib
- 4. Mimbar
- 5. Sound System
- Susunan Acara:
Acara dilaksanakan pukul 08:00
WIB. Oleh karena itu pukul 07:30 WIB semua panitia yang terjun ke lapangan
wajib sudah hadir di ruangan.
1. Pembukaan oleh MC (Hamzah)
2. Qiraatul Qur’an oleh Ilyas Darmawan waktu 5 menit
3. Sambutan:
o
Ketua LP2M (10 menit)
o
PCM (10 menit)
o
Mudir (10 menit)
4. Tausyiah oleh Ust. Abu Alfin (30 menit)
5. Penutup (Tamu dari LP2M, PCM serta pembicara dapat meninggalkan
tempat acara). Perkiraan waktu maksimal acara inti selesai adalah pukul 10:00
WIB. Lalu beralih ke acara pengenalan Pondok. Pada sesi ini wali santri tidak
diperkenankan bertanya kecuali pada sesi tanya jawab yang telah disediakan
panitia.
6. Pembacaan Tatib oleh Ust. Ahmad Nur Faizin (15 menit)
7. Pengenalan Program oleh Ust. Ahmad Nur Faizin (30 menit)
8. Tanya Jawab (30 menit)
9. Salam Penutup
Acara serba-serbi
pondok diperkirakan selesai pukul 11:30 WIB. Dilanjutkan penjengukan bakda
dzuhur.
Rincian Petugas
1.
Petugas Parkir
o Memastikan keamanan area tempat acara
o Mengatur ketertiban parkir kendaraan
o Menjaga area parkir depan TU (2 orang) dan parkir belakang (4
orang)
2.
Petugas Dafdir
a.
Mendata tamu yang
hadir
3.
Petugas Administrasi
4.
Petugas Penata Ruang
o (Prepare) Kordinator : Ketua IPM. Al & Handika sebagai
ketua kelas 9
Anggota: seluruh siswa Kelas 9 dan 10
ü Menata ruang berdasarkan denah yang telah diberikan
ü Menyapu dan memastikan kebersihan ruangan acara
o (Closing) Kordinator : Ketua IPM. Al & Ketua kelas 8
Anggota: Seluruh kelas 8 dan kelas 7
5.
Petugas Perlengkapan
Acara
a.
Mengambil banner di
percetakan
b.
Memasang banner
c.
Memasang taplak meja
untuk meja PM
d.
Menyediakan mimbar
e.
Menyediakan sound
system dan mic
f.
Memastikan sound
system dan mic berfungsi dengan baik
g.
Menyediakan karpet
bagi tamu/keluarga dari walisantri yang tidak masuk ke ruangan.
h.
Selalu siap sedia
untuk memenuhi permintaan perlengkapan yang kurang ketika acara.
6.
Petugas Pelayanan
a.
Membantu membawakan
barang-barang wali santri
b.
Menjaga barang-barang
tamu yang dikumpulkan di samping maqsof. Dua orang bertugas di sana.
7.
Desainer Banner
o Mendesain banner sejak tanggal 7 Agustus dan mengirim desain
ke pihak percetakan maksimal tanggal 9 Agustus.
8.
Petugas Konsumsi
& Akomodasi
o Menyiapkan snack sebelum acara dimulai
o Menyiapkan makanan dan minuman bagi PM dan tamu undangan di
jajaran depan saat acara telah mulai dibuka
o Membagikan snack saat acara telah memasuki bagian sambutan
pertama kepada para wali santri
o Menyediakan konsumsi bagi para panitia.
o Membersihkan peralatan makan setelah acara selesai
9.
Petugas Pengawas
Acara
o Mengadakan preparasi terhadap santri yang akan tampil dalam
acara utama, seperti mengecek kesiapan MC dan qari’.
o Memastikan bahwa kesiapan para penampil benar-benar telah
matang
o Memastikan seluruh panitia (dari kalangan santri) yang
bertugas telah hadir di di tempat tugasnya masing-masing pada pukul 07:30 WIB.
10.
Petugas Dokumentasi
o Mengambil gambar dalam setiap rangkaian acara
o Mengambil video momen-momen penting acara dalam ukuran
portrait dan landscape
11.
Pengawas santri baru
o Mengalihkan perhatian santri baru dari kedatangan wali santri
(diajak bal-balan)
PEMBAGIAN TUGAS
12.
Petugas Parkir
o Kordinator: Ust. Deska (memakai seragam KOKAM)
a.
Athif
b.
Algi
c.
Nafi’
d.
Erphan
e.
Farel
13.
Petugas Dafdir
b.
Ust. Riski
c.
Ust. Rifa’i
14.
Petugas Administrasi
a.
Bu Sana
b.
Bu Ari
c.
Bu Widya
15.
Petugas Penata Ruang
o Kordinator Utama: Ust. Iqbal
o (Prepare) Kordinator : Ketua IPM. Al & Handika
Anggota: Seluruh santri kelas 9 dan 10
o (Closing) Kordinator : Ketua Kelas 6 & Ketua kelas 8
Anggota: seluruh santri kelas 8, 5 dan kelas 6
16.
Petugas Perlengkapan
Acara
o Kordinator: Ust. Zona
o Anggota:
i.
Bagus
j.
Hasyim
k.
Kamil
l.
Hayyi’
m.
Fajri
n.
Saiful
o.
Syauqi
17.
Petugas Pelayanan
·
Rafli
·
Farel
·
Panca
·
Fauzi
·
Adhim
18.
Desainer Banner:
Ust. Deska
19.
Petugas Konsumsi
& Akomodasi
o Kordinator: Ust. Filza
o Anggota:
a.
Saiful
b.
Fajri
c.
Hibban
d.
Putra
20.
Petugas Pengawas
Acara
·
Ust. Iqbal
21.
Petugas Dokumentasi
·
Rofi’
22.
Pengawas Santri baru
o Ust. Imam Thobi’in
*Tugas/Fungsional kordinator
adalah mengatur, menghandle & memastikan anggota telah menyelesaikan tugas dengan
baik dan benar berdasarkan daftar tugas yang telah tertera di atas.
